Conseils pour l’organisation d’un voyage scolaire éducatif

 

Un voyage scolaire éducatif, c’est quoi ?

  • C’est un déplacement à caractère pédagogique avec un groupe d’élèves encadré par des accompagnateurs
  • Il comprend au moins une nuitée en dehors de l’établissement
  • Le chef d’établissement doit avoir donné son autorisation

Quel est le planning à mettre en place ?

1) Sélectionnez l’organisme

Nous vous conseillons de choisir un organisme agréé par l’Office National de Garantie des Séjours et Stages Linguistiques. C’est un organisme qui travaille en collaboration avec l’APPEL, la FCPE et les associations de Consommateurs.

Cet organisme impose un cadre strict avant et pendant le séjour.

Il a également un rôle de vérificateur des organismes.

La qualité et la sécurité optimum des séjours sont garanties.

Les points importants à vérifier :

  • Quelle est la disponibilité de l’organisme pendant le séjour ?
  • Les chèques-vacances sont-ils acceptés ?
  • L’organisme répond-il rapidement lors de vos demandes ou appels ?

 

2) Demandez des devis 

Il y a plusieurs éléments à demander impérativement :

Que comprend le devis ?

  • coût du voyage,
  • hébergement,
  • déplacements,
  • repas,
  • visites,
  • prestations diverses : pré réservation des visites, frais de transport pendant le séjour, etc

Assurance :

  • Pensez à prendre une annulation en cas d’annulation
  • Demandez quels risques sont pris en charge par l’assurance

Etablissez un cahier des charges :

Il vous permettra d’établir l’ensemble des exigences pour le projet et de faire des comparaisons entre les devis.

 

3) Recherchez un financement

Pour financer un voyage scolaire éducatif, vous devez dans un 1er temps établir un budget. Bien sûr le budget doit être un équilibre parfait entre les dépenses et les recettes. N’oubliez pas d’intégrer dans votre budget les divers frais de préparation comme les photocopies, le papier, les transports en commun pendant le séjour s’ils ne sont pas prévus dans le devis de l’organisme, etc.

Pour diminuer les frais de ce voyage scolaire éducatif, vous pouvez organiser plusieurs événements tels qu’une tombola, un loto, une kermesse, un vide-grenier, une vente de calendriers, une vente de chocolats ou coffrets gourmands etc

Vous pouvez également demander une aide au Conseil Régional et au Conseil Général, ainsi qu’à divers organismes tels que la JPA, le FSE de l’établissement etc

4) Informez le chef d’établissement

Vous devez soumettre votre projet au Chef d’Etablissement et au Conseil d’Administration.

Votre projet doit être le plus complet possible. Voici les éléments qu’il doit contenir :

  • La date du séjour
  • Le lieu du séjour
  • Les objectifs pédagogiques
  • Le nom du professeur organisateur
  • La ou les classe(s) concernée(s)
  • Le nombre de participants
  • Les noms des accompagnateurs
  • Le coût total du séjour
  • Les subventions éventuelles
  • La participation demandée aux familles

 

 5) Organisez une réunion avec les accompagnateurs

Vous devez organiser une réunion avec tous les accompagnateurs et les professeurs de l’établissement, afin de les informer de votre projet et ainsi mettre en place une réorganisation de l’établissement pendant le séjour.

N’oubliez pas de prévoir un accompagnateur remplaçant au cas où un accompagnateur se désisterait au dernier moment.

 

6) Etablissez la fiche d’inscription pour les élèves et la liste des documents à demander aux parents

Voici les documents à demander aux parents :

  • La fiche d’inscription au séjour dûment remplie
  • Une fiche de liaison sanitaire (allergies, traitements etc)
  • Une carte Européenne d’Assurance Maladie si le voyage se déroule dans l’Union Européenne
  • Un chèque d’acompte
  • La photocopie de la carte d’identité ou du passeport de l’élève

 Pour un séjour en dehors de l’Union Européenne, le passeport est obligatoire.

 Pour le paiement, vous pouvez proposer aux familles le paiement en une fois ou en plusieurs fois. Il est judicieux que toutes les familles aient réglé leur voyage 10 semaines avant la date du départ.

 

 7)  Organisez une réunion de présentation avec les parents

Cette réunion servira à présenter le projet du voyage scolaire pédagogique. Vous pourrez informer les parents sur l’objectif du voyage, le lieu, la date, etc

Lors de cette réunion, vous distribuerez aux parents une fiche d’inscription au séjour, ainsi que la liste des documents à fournir impérativement.

 

8) Après l’accord du chef d’établissement ou du Conseil d’Administration, confirmez votre voyage scolaire auprès de l’organisme

Vous devez confirmer la réservation à l’organisme en retournant la fiche de réservation et l’acompte de 30 % qui est généralement demandé. Un contrat sera établi et devra être signé par le Chef d’établissement.

Voici la liste des documents à transmettre à l’organisme pour valider le voyage :

  • Bulletin d’inscription dûment complété
  • Chèque d’acompte
  • Assurances individuelles en responsabilité civile
  • Fiches sanitaires des élèves
  • Photocopies des cartes d’identité ou passeport
  • Cartes européennes d’assurance maladie (pour les séjours dans l’Union Européenne)
  • Formule ESTA (si séjour aux USA)

 

9) Organisez une réunion d’information pour les parents

Il est important d’organiser une réunion d’information afin d’expliquer aux parents le déroulement et les modalités du voyage, ainsi que répondre aux éventuelles questions des parents.

  • Décrivez à nouveau le projet en insistant sur les objectifs pédagogiques et les attentes du voyage
  • Présentez l’équipe encadrante
  • Détaillez le programme et les activités
  • Parlez de l’hébergement
  • Détaillez la liste du trousseau de l’élève : matériel scolaire, vêtements, etc
  • Donnez les numéros de téléphone utiles pour que les parents puissent joindre leurs enfants en cas d’urgence, ainsi que les conseils pratiques tels que l’argent de poche, le prix des communications etc
  • Rappelez les règles de vie qui devront être respectées, les horaires du départ et du retour et insistez bien sur la ponctualité de chaque élève

 

10) Jour J : Le jour du départ

Faites l’appel

Signalez à la Direction de l’établissement et à l’organisme le nom des absents

Vérifiez que les élèves soient bien en possession de leurs cartes d’identité ou de leurs passeports

Rappelez les consignes de sécurité et de comportement

N’oubliez pas de prendre la trousse de secours, des sacs plastiques, de l’essuie-tout et des packs d’eau

 

11) Assurez au maximum la sécurité des élèves pendant le voyage

Conseils pour assurer la sécurité des élèves :

  • Faites l’appel régulièrement
  • Ne les laissez jamais sortir seuls et interdisez les sorties le soir
  • Gardez toujours la trousse de secours sur vous
  • Tenez informé régulièrement les parents
  • En cas de problème, apportez les soins, prévenez le 18 ou le 112 (numéro international), puis informez l’organisme et le Chef d’établissement

 

12) Attentes des élèves

Vous pouvez demander aux élèves de remplir un livret de voyage ou un carnet de séjour. Celui-ci peut être individuel ou collectif. Ils peuvent prendre des notes, des photos, dessiner, poser des questions, également récupérer des documents tels que dépliants, cartes, etc

 

13) Attentes du professeur

Le professeur doit faire un compte-rendu au Chef d’établissement sur les déplacements, l’hébergement, les visites, l’organisme.

 

14) Organisez une exposition dans l’établissement

Cette exposition sera réalisée avec les photos, les documents recueillis par les élèves, les dessins, etc et sera présentée aux familles et aux autres élèves de l’établissement.

 

 

Bon voyage scolaire pédagogique !