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Conseils pour l’organisation d’un voyage scolaire éducatif

 

Un voyage scolaire éducatif, c’est quoi ?

  • C’est un déplacement à caractère pédagogique avec un groupe d’élèves encadré par des accompagnateurs
  • Il comprend au moins une nuitée en dehors de l’établissement
  • Le chef d’établissement doit avoir donné son autorisation

Quel est le planning à mettre en place ?

1) Sélectionnez l’organisme

Nous vous conseillons de choisir un organisme agréé par l’Office National de Garantie des Séjours et Stages Linguistiques. C’est un organisme qui travaille en collaboration avec l’APPEL, la FCPE et les associations de Consommateurs.

Cet organisme impose un cadre strict avant et pendant le séjour.

Il a également un rôle de vérificateur des organismes.

La qualité et la sécurité optimum des séjours sont garanties.

Les points importants à vérifier :

  • Quelle est la disponibilité de l’organisme pendant le séjour ?
  • Les chèques-vacances sont-ils acceptés ?
  • L’organisme répond-il rapidement lors de vos demandes ou appels ?

 

2) Demandez des devis 

Il y a plusieurs éléments à demander impérativement :

Que comprend le devis ?

  • coût du voyage,
  • hébergement,
  • déplacements,
  • repas,
  • visites,
  • prestations diverses : pré réservation des visites, frais de transport pendant le séjour, etc

Assurance :

  • Pensez à prendre une annulation en cas d’annulation
  • Demandez quels risques sont pris en charge par l’assurance

Etablissez un cahier des charges :

Il vous permettra d’établir l’ensemble des exigences pour le projet et de faire des comparaisons entre les devis.

 

3) Recherchez un financement

Pour financer un voyage scolaire éducatif, vous devez dans un 1er temps établir un budget. Bien sûr le budget doit être un équilibre parfait entre les dépenses et les recettes. N’oubliez pas d’intégrer dans votre budget les divers frais de préparation comme les photocopies, le papier, les transports en commun pendant le séjour s’ils ne sont pas prévus dans le devis de l’organisme, etc.

Pour diminuer les frais de ce voyage scolaire éducatif, vous pouvez organiser plusieurs événements tels qu’une tombola, un loto, une kermesse, un vide-grenier, une vente de calendriers, une vente de chocolats ou coffrets gourmands etc

Vous pouvez également demander une aide au Conseil Régional et au Conseil Général, ainsi qu’à divers organismes tels que la JPA, le FSE de l’établissement etc

4) Informez le chef d’établissement

Vous devez soumettre votre projet au Chef d’Etablissement et au Conseil d’Administration.

Votre projet doit être le plus complet possible. Voici les éléments qu’il doit contenir :

  • La date du séjour
  • Le lieu du séjour
  • Les objectifs pédagogiques
  • Le nom du professeur organisateur
  • La ou les classe(s) concernée(s)
  • Le nombre de participants
  • Les noms des accompagnateurs
  • Le coût total du séjour
  • Les subventions éventuelles
  • La participation demandée aux familles

 

 5) Organisez une réunion avec les accompagnateurs

Vous devez organiser une réunion avec tous les accompagnateurs et les professeurs de l’établissement, afin de les informer de votre projet et ainsi mettre en place une réorganisation de l’établissement pendant le séjour.

N’oubliez pas de prévoir un accompagnateur remplaçant au cas où un accompagnateur se désisterait au dernier moment.

 

6) Etablissez la fiche d’inscription pour les élèves et la liste des documents à demander aux parents

Voici les documents à demander aux parents :

  • La fiche d’inscription au séjour dûment remplie
  • Une fiche de liaison sanitaire (allergies, traitements etc)
  • Une carte Européenne d’Assurance Maladie si le voyage se déroule dans l’Union Européenne
  • Un chèque d’acompte
  • La photocopie de la carte d’identité ou du passeport de l’élève

 Pour un séjour en dehors de l’Union Européenne, le passeport est obligatoire.

 Pour le paiement, vous pouvez proposer aux familles le paiement en une fois ou en plusieurs fois. Il est judicieux que toutes les familles aient réglé leur voyage 10 semaines avant la date du départ.

 

 7)  Organisez une réunion de présentation avec les parents

Cette réunion servira à présenter le projet du voyage scolaire pédagogique. Vous pourrez informer les parents sur l’objectif du voyage, le lieu, la date, etc

Lors de cette réunion, vous distribuerez aux parents une fiche d’inscription au séjour, ainsi que la liste des documents à fournir impérativement.

 

8) Après l’accord du chef d’établissement ou du Conseil d’Administration, confirmez votre voyage scolaire auprès de l’organisme

Vous devez confirmer la réservation à l’organisme en retournant la fiche de réservation et l’acompte de 30 % qui est généralement demandé. Un contrat sera établi et devra être signé par le Chef d’établissement.

Voici la liste des documents à transmettre à l’organisme pour valider le voyage :

  • Bulletin d’inscription dûment complété
  • Chèque d’acompte
  • Assurances individuelles en responsabilité civile
  • Fiches sanitaires des élèves
  • Photocopies des cartes d’identité ou passeport
  • Cartes européennes d’assurance maladie (pour les séjours dans l’Union Européenne)
  • Formule ESTA (si séjour aux USA)

 

9) Organisez une réunion d’information pour les parents

Il est important d’organiser une réunion d’information afin d’expliquer aux parents le déroulement et les modalités du voyage, ainsi que répondre aux éventuelles questions des parents.

  • Décrivez à nouveau le projet en insistant sur les objectifs pédagogiques et les attentes du voyage
  • Présentez l’équipe encadrante
  • Détaillez le programme et les activités
  • Parlez de l’hébergement
  • Détaillez la liste du trousseau de l’élève : matériel scolaire, vêtements, etc
  • Donnez les numéros de téléphone utiles pour que les parents puissent joindre leurs enfants en cas d’urgence, ainsi que les conseils pratiques tels que l’argent de poche, le prix des communications etc
  • Rappelez les règles de vie qui devront être respectées, les horaires du départ et du retour et insistez bien sur la ponctualité de chaque élève

 

10) Jour J : Le jour du départ

Faites l’appel

Signalez à la Direction de l’établissement et à l’organisme le nom des absents

Vérifiez que les élèves soient bien en possession de leurs cartes d’identité ou de leurs passeports

Rappelez les consignes de sécurité et de comportement

N’oubliez pas de prendre la trousse de secours, des sacs plastiques, de l’essuie-tout et des packs d’eau

 

11) Assurez au maximum la sécurité des élèves pendant le voyage

Conseils pour assurer la sécurité des élèves :

  • Faites l’appel régulièrement
  • Ne les laissez jamais sortir seuls et interdisez les sorties le soir
  • Gardez toujours la trousse de secours sur vous
  • Tenez informé régulièrement les parents
  • En cas de problème, apportez les soins, prévenez le 18 ou le 112 (numéro international), puis informez l’organisme et le Chef d’établissement

 

12) Attentes des élèves

Vous pouvez demander aux élèves de remplir un livret de voyage ou un carnet de séjour. Celui-ci peut être individuel ou collectif. Ils peuvent prendre des notes, des photos, dessiner, poser des questions, également récupérer des documents tels que dépliants, cartes, etc

 

13) Attentes du professeur

Le professeur doit faire un compte-rendu au Chef d’établissement sur les déplacements, l’hébergement, les visites, l’organisme.

 

14) Organisez une exposition dans l’établissement

Cette exposition sera réalisée avec les photos, les documents recueillis par les élèves, les dessins, etc et sera présentée aux familles et aux autres élèves de l’établissement.

                                                                                                     

15) Pour la livraison de ma commande de tombola, est-ce que je peux mettre une adresse de livraison différente de l’adresse de facturation ?

              Oui, vous avez la possibilité de choisir une adresse de livraison différente.

             

16) Je souhaite régler par virement ou par mandat administratif, est-ce possible ?

       Vous pouvez régler par virement bancaire ou par mandat administratif.

       Voici les coordonnées bancaires de la sté Projets Gagnants :

       Code banque : 10096    Code guichet : 18320              

       Numéro de compte : 00043388401        Clé RIB : 35

       IBAN : FR76 1009 6183 2000 0433 8840 135

       Domiciliation : CIC CHAMALIERES

       BIC : CMCIFRPP

 

17) J’aimerais vous passer une commande de matériel de loto par internet mais je n’ai pas de carte bancaire ?

              Vous pouvez nous envoyer un chèque et votre commande sera validée à réception de celui-ci.

 

18) Je suis intéressée par vos objets marqués et les calendriers photos, avez-vous un catalogue ?

              Nous éditons 2 catalogues par an, un en mars et un en septembre.

              C’est avec un grand plaisir que nous vous enverrons un catalogue.

              Vous pouvez en faire la demande :

  • par internet : en allant sur la page d’accueil, dans la partie « CATALOGUES et DOCUMENTS », cliquez sur le titre du catalogue désiré et remplissez vos coordonnées
  • par téléphone : au 04 73 23 22 36, du lundi au vendredi de 8h à 18h

 

19) Je viens de passer une commande de tombola à gratter, recevrais-je un justificatif comptable ?

Pour toute commande, une facture est établie. Celle-ci est soit jointe dans votre colis soit envoyée par courrier. Vous pouvez la télécharger en PDF en vous connectant à votre compte.

 

20)Je souhaite vous envoyer ma commande de calendrier par courrier, mais je n’ai pas de bon de commande, comment puis-je faire ?

              Vous pouvez télécharger le bon de commande sur le site internet en allant sur la page d’accueil, dans la partie « CATALOGUES et DOCUMENTS ».

 

21) J’ai perdu mon mot de passe, comment puis-je le récupérer ?

Il vous suffit de faire « mot de passe oublié » et un nouveau mot de passe vous sera envoyé par mail. Vous pourrez le modifier en allant sur votre compte.

 

22) Quand je règle par carte bancaire, ça me demande un code ?

Ce code est une sécurité mise en place par votre banque. Il est envoyé par votre banque sur le numéro du portable associé au compte. Si vous ne recevez pas le code merci de vous rapprocher de votre banque afin de vérifier le numéro de téléphone enregistré.

 

23) A quel ordre je mets le chèque ?

Le chèque doit être mis à l’ordre de PROJETS GAGNANTS.

 

24) Je veux régler par chèque, je dois faire comment ?

Vous passez votre commande sur le site internet puis vous nous envoyez le chèque par courrier. Votre commande sera validée à réception de celui-ci. N'oubliez pas de noter le numéro de la commande au dos du chèque.

 

25) Les prix sont-ils HT (hors taxe) ?

Les prix indiqués sur le site et sur le catalogue sont TTC.

 

26) Suis-je prévenue de la livraison de ma commande ?

Vous recevez un mail dès que la commande est expédiée de nos locaux.

 

27) J’ai reçu un avis de passage dans ma boîte aux lettres, qu’est-ce que je dois faire ?

Le transporteur est passé en votre absence. Vous devez contacter le transporteur pour convenir d’un rendez-vous pour la livraison de votre colis.

 

28) J’envisage de commander une tombola où le gros lot est un séjour. Comment ça se passe ?

Dans le colis, il y aura une enveloppe « SEJOUR ». Il faudra nous retourner le coupon dûment rempli avec les coordonnées du gagnant. Notre agence de voyage enverra au gagnant la documentation sur les séjours.

 

29) Vais-je recevoir des bons de garantie pour les lots dans les tombolas ou les packs loto ?

Les lots sont garantis 2 ans. Nous n’envoyons pas de garantie pour les lots.

En cas de problème avec un des lots, il vous suffit de nous contacter et nous vous donnerons un numéro de retour. Dès réception du lot défectueux, nous procéderons au remplacement du lot.

Les frais de retour sont à vos frais.

 

30) J’ai vu que dans les tombolas, on pouvait remplacer un lot par un autre ?

Vous pouvez tout à fait remplacer un lot par un autre.

Pour cela, il vous suffit de nous envoyer un mail en nous précisant quel lot vous souhaitez remplacer et nous vous proposerons des lots de remplacement.

 

31) Reprenez-vous les invendus ?

Certains articles bénéficient de l’offre « reprise des invendus ».

Voici les conditions à remplir pour la reprise des invendus :

  • La mention « REPRISE DES INVENDUS » doit être affichée sur la fiche produit.
  • Nous reprenons les invendus dans la limite de 30% de la quantité totale commandée pour un retour (à vos frais) dans les 60 jours après la date de facturation.
  • Le retour doit être accompagné de la facture en indiquant la quantité retournée, à l’adresse suivante : Projets Gagnants (service retour OT) – 7 rue Maurice Bellonte – 63800 Cournon d’Auvergne

 

32) Reprenez-vous les calendriers invendus ?

              Pour les calendriers, il n’y a pas de reprise d’invendus.

 

33) Est-ce que je recevrais une maquette avant la fabrication ?

Vous recevrez une maquette (B.A.T.) par mail avant la fabrication sauf pour les calendriers express (références : PSC0071 – PSC0072 – PSC0071RV).

Pour les calendriers plaquettes, vous recevrez la maquette par courrier.

 

34) J’ai reçu la maquette, comment vous faire parvenir mon accord ou mes modifications ?

Aucun accord ou modification de maquette n’est accepté par téléphone. Vous devez nous répondre par mail.

 

35) Je suis un ancien client, est-ce que je dois vous renvoyer tous mes sponsors ?

              Non. Nous avons déjà vos anciens sponsors, il vous suffit de nous renvoyer les nouveaux.

 

36) Je ne comprends pas le fonctionnement des calendriers recto verso avec bloc éphéméride ?

              Le bloc éphéméride est scindé en 2.

              6 mois sont agrafés au recto et 6 mois sont agrafés au verso.

 

37) Est-il possible de faire imprimer des dates de manifestation sur le bloc éphéméride ?

              Non. Le bloc éphéméride n’est pas personnalisable.

 

38) Je veux commander des calendriers et j’ai déjà mes sponsors, est-ce que je peux vous les envoyer en attendant d’avoir les photos ?

Non. Afin de gérer au mieux les commandes de calendriers, vous devez impérativement envoyer votre commande complète c’est-à-dire : bon de commande, photos, sponsors et chèque de règlement.

Toute commande incomplète est mise en attente.

 

39) J’ai reçu un devis de votre part, est-ce que je peux vous l’envoyer avec ma commande ?

Oui. Vous devez joindre le devis à votre commande. Mais attention le devis ne remplace pas le bon de commande. Il faut impérativement un bon de commande à toute commande.